Spotkanie miało na celu wskazanie drogi do redukcji obiegu dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej na poczet możliwości wytwarzania i gromadzenia ich w formie elektronicznej w zakresie niezbędnym do utrwalania procedur prowadzonych względem cudzoziemców w strzeżonych ośrodkach dla cudzoziemców.
Uczestnicy spotkania w pierwszej kolejności wskazali czynności dotyczące sytuacji socjalno-bytowej cudzoziemca w ośrodku jako obszar, gdzie stosowanie dokumentacji w wersji cyfrowej nie tylko zmniejszyłoby ilość zbieranych i powielanych dokumentów, ale również uprościło do nich dostęp każdemu upoważnionemu funkcjonariuszowi czy pracownikowi. Digitalizacja gromadzonych zasobów jest również istotnie uzależniona od możliwości przetwarzania dokumentów w wersji papierowej wpływających do ośrodka „z zewnątrz”. W tym aspekcie modyfikacja procedur związanych ze zwiększeniem wykorzystania kancelarii do przechowywania dokumentacji wpływającej w tej wersji, ich zamiana na wersję elektroniczną oraz ich obieg z upowszechnieniem wykorzystania przeznaczonych do tych celów właściwych systemów SG również stopniowo eliminować będzie tradycyjną formę dokumentu w procedurach.
Koncepcja wdrożenia tzw. „elektronicznej teczki cudzoziemca” to nie tylko ułatwienie dostępu do gromadzonej dokumentacji, sprawne orientowanie się w aktualnej sytuacji cudzoziemca w ośrodku, sporządzanie niezbędnych statystyk czy przygotowywanie analiz na potrzeby instytucji zewnętrznych. To także odpowiednie przygotowanie gromadzonych danych na wejście w życie przepisów związanych chociażby z e-doręczeniami, które wymuszają na organach Straży Granicznej odpowiednie przygotowanie się na tę okoliczność.
