W trakcie spotkania wspólnie zastanawiano się nad możliwością modyfikacji sposobu gromadzenia danych, począwszy od zabezpieczenia socjalno-bytowego cudzoziemca, po procedury wynikające wprost z postępowań administracyjnych i karnych, prowadzonych przez administrację ośrodków strzeżonych. Uczestnicy, jako osoby bezpośrednio zaangażowane w zbieranie i dokumentowanie owych danych, wskazywali obszary, gdzie postać papierowa dokumentu może być skutecznie zastąpiona jego formą elektroniczną.
Koncepcja wdrożenia tzw. „elektronicznej teczki cudzoziemca” to nie tylko ułatwienie dostępu do gromadzonej dokumentacji, sprawne orientowanie się w aktualnej sytuacji cudzoziemca w ośrodku, sporządzanie niezbędnych statystyk czy przygotowywanie analiz na potrzeby instytucji zewnętrznych. To także odpowiednie przygotowanie posiadanych danych, w związku z wejściem w życie przepisów związanych m.in. z digitalizacją czynności związanych z doręczeniami.
